Este artigo é um guest post do Hugo França, Marketer do InvoiceXpress, sobre a facturação em lojas online.
O ciclo de facturação corresponde ao processo de compra e venda de um bem ou serviço.
Este ciclo inicia-se com o pedido de orçamento e a negociação de valores, o cliente aceita e faz a encomenda e segue-se a emissão da factura.
É no momento do pagamento e emissão do recibo que o produto é entregue ao cliente. Mas as transacções comerciais em lojas online são diferentes …
O ciclo de facturação online
No universo das lojas online, a diferença está na entrega do bem adquirido apenas depois deste ter sido pago. As etapas são:
- Encomenda do cliente na loja online
- Pagamento após pedido de encomenda
- Emissão da Factura-Recibo
- Emissão da Guia para envio da mercadoria e posterior transporte
Que documentos de facturação existem?
Existem três tipos:
- Facturas
- Facturas Simplificadas
- Facturas Recibos
O que é uma factura?
A Factura é um documento com valor fiscal que atesta a transacção comercial entre um fornecedor e cliente. Deve conter informação sobre o produto ou serviço prestado, bem como a quantidade e valor do que é facturado.
O que é uma factura simplificada?
A Factura Simplificada é semelhante à factura embora não seja obrigatório conter a informação do cliente.
Neste caso, utiliza-se sempre a designação de consumidor final. Este documento apenas é permitido para:
- Transmissão de bens efetuadas por retalhistas a particulares sempre que a compra não seja superior a 1000€.
- Prestações de serviços de montante não superior a 100€, quando o adquirente seja sujeito passivo ou particular.
O que é uma factura/recibo?
A Factura/Recibo é um documento final que é entregue após a transacção do documento.
Atesta que foi efectuada a boa cobrança do serviço ou produto facturado.
Quais os dados obrigatórios nas facturas?
- Identificação fiscal da sua empresa: Nome, morada e NIF
- Identificação do seu cliente: Nome, Morada e NIF. Este ponto não se aplica à factura simplificada.
- Discriminação dos bens ou serviços facturados, incluindo o IVA. No caso de não ser aplicado nenhum imposto, indicar o motivo.
- A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, mas se essa data não coincidir com a da emissão da factura.
Se me enganar numa factura, como faço?
Se emitiu uma factura e depois se apercebeu que tinha algum valor, ou dado, errado, pode optar por emitir uma nota de crédito. As notas de crédito são documentos com valor contabilístico que servem para anular o valor total ou parcial de uma factura.
Como entrego a mercadoria ao cliente?
Esta fase implica a emissão de uma guia de transporte antes de fazer a entrega ao cliente do produto que foi comprado.
As Guias são documentos de transporte sem valor fiscal que acompanham os bens e servem de registo identificativo do que é transportado entre o fornecedor e o cliente.
Quais são as regras de facturação em vigor?
Desde 2013 que estão em vigor novas regras de comunicação de documentos de facturação e de transporte às finanças através do portal e-fatura.
Segundo esta lei, tem de comunicar todas as facturas, notas de crédito e de débito até dia 25 do mês seguinte à sua emissão. Se criou uma factura a 1 de Julho de 2015, tem de comunicar esse documento até 25 de Agosto de 2015.
No caso das guias de transporte, tem obrigatoriamente de as comunicar antes de sair com a mercadoria. Após essa comunicação, recebe um código que associa à guia de transporte e, na eventualidade de uma fiscalização, é esse código que tem de entregar às autoridades.
Como comunico os documentos de transporte e facturação?
Através da importação do ficheiro SAF-T PT, no portal e-factura. Em alternativa, alguns programas de facturação, como o InvoiceXpress, permitem comunicar automaticamente as facturas após a sua emissão.
O que é o SAF-T?
O SAF-T é um ficheiro standard de auditoria das finanças. É um ficheiro que contém toda a informação de facturação de um determinado mês ou ano. O SAF-T é obrigatório em todos os programas de facturação.
