A faturação é essencial no cumprimento das obrigações fiscais da empresa. Neste artigo, explicamos-te tudo o que precisas de saber sobre faturação em lojas online.
A importância da faturação em lojas online
Emitir faturas é uma obrigação legal em qualquer negócio que faça vendas, com ou sem loja online, independentemente do seu volume de faturação anual. Além disso, a emissão de faturas:
- Facilita a gestão e controlo financeiro do negócio;
- Permite o cumprimento das obrigações fiscais.
A fatura serve também como prova da venda, pelo que aumenta a confiança do consumidor no negócio e reduz o risco associado à compra.
Como faturar as encomendas na loja online
A emissão de faturas é obrigatória e pode ser feita de duas formas:
- Manualmente, através de um livro impresso de faturas;
- Automaticamente, através de um software de faturação certificado.
Antes de aprendermos a emitir faturas na loja online, vamos perceber como funciona o ciclo de faturação, que tipos de fatura existem e quais são os dados a incluir na fatura.
Ciclo de faturação
Inicia-se quando há a compra ou venda de um bem ou serviço e termina com a emissão da fatura. Numa loja online, o ciclo tem três fases:
- Ato da compra: o cliente regista uma encomenda na loja online;
- Confirmação do pagamento: em simultâneo ou mais tarde, faz o pagamento;
- Emissão da fatura: após o pagamento, o comerciante emite a fatura-recibo.
Nas vendas a pronto pagamento a fatura-recibo é desde logo emitida. Numa transação de revenda e B2B, feita entre empresas, se o pagamento for adiado para mais tarde (ex. pagamento a 30 ou 60 dias), é primeiro emitida a fatura e, depois, a fatura-recibo.
Tipos de faturas
Consoante o tipo de transação, podem ser usados diferentes formatos de fatura:
- Fatura: é usada numa venda ou prestação de serviço a crédito e contém a discriminação dos bens ou serviços faturados;
- Fatura-recibo: engloba a fatura e o recibo, sendo usada quando a venda e o pagamento acontecem em simultâneo;
- Fatura simplificada: semelhante à fatura-recibo, mas só pode ser emitida até 1000 € para consumidores finais ou até 100 € noutras operações (sujeitos passivos);
- Fatura proforma: funciona como um orçamento para a venda.
Na fatura simplificada não é obrigatório preencher todos os dados do cliente (ex. NIF). Só pode ser usada em vendas realizadas no território nacional e nos limites definidos.
Além destes documentos, existem também as notas de crédito, usadas para devoluções ou quando é necessário fazer ajustes no valor original da transação.
Que dados devem constar na fatura?
Os dados obrigatórios na fatura variam consoante o tipo (ex. fatura-recibo ou fatura simplificada) e a forma (ex.manual ou digital) como o documento é emitido.
De um modo geral, uma fatura deve incluir os seguintes dados:
- ATCUD (código único do documento): impresso no documento e gerado após a comunicação prévia das séries à Autoridade Tributária (AT);
Conhecer a legislação em vigor nos países onde o negócio faz vendas é essencial para emitir faturas corretamente.
Emitir faturas manualmente
A emissão manual de faturas continua a ser possível em situações simples, desde que utilizes livros de faturas impressos por tipografias autorizadas pela Autoridade Tributária e que cada documento inclua o ATCUD. Este modelo é funcional, mas tem limitações relevantes face ao software certificado.
Em resumo, quando optas por faturação manual deves ter em conta:
- Os documentos têm de ser emitidos em livros de tipografia autorizada;
- O ATCUD só pode ser impresso após comunicação prévia das séries à AT;
- Não existe comunicação automática das faturas à AT;
- O processo é mais demorado e propenso a erros quando comparado com software certificado.
Se queres reduzir erros, acelerar o processo e garantir comunicação automática de dados fiscais, usa um software de faturação certificado integrado com a tua loja online.
Emitir faturas digitalmente
A emissão digital de faturas é feita com recurso a um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária. As principais vantagens deste método são:
- Automação de processos;
- Poupança de tempo;
- Redução de erros no preenchimento das faturas;
- Envio digital dos documentos;
- Controlo das receitas em tempo real;
- Comunicação automática das faturas à Autoridade Tributária.
Ao contrário do que acontece na emissão manual de faturas, onde o processo é mais demorado e suscetível a erros, a emissão digital torna o negócio mais eficiente.
Prazos de emissão das faturas
As faturas têm de ser emitidas até ao 5.º dia útil seguinte ao momento em que o imposto é devido:
- Nas compras de bens, considera-se que o imposto é devido a partir do momento em que os artigos são colocados à disposição do comprador;
- Nas compras de serviços, considera-se o momento em que o serviço é prestado.
Envio do SAFT
O SAFT é um ficheiro com os dados da atividade mensal do negócio, que tem de ser comunicado à Autoridade Tributária até ao 5.º dia de cada mês. Serve para apurar aspectos fiscais e combater a fraude fiscal. O documento inclui dados da empresa, identificação de clientes, produtos e serviços vendidos e as faturas das transações.
Ao usares um software de faturação certificado integrado com a loja online podes automatizar este processo.
Escolha do software de faturação
Existem vários softwares que facilitam a faturação numa loja online. Na escolha do serviço de faturação para uma loja online em Portugal, considera as seguintes características:
- Software certificado pela Autoridade Tributária
- Integração com a plataforma da loja
- Funcionalidades de emissão automática de faturas
- Comunicação automática do ficheiro SAFT à AT
- Sincronização de stocks
- Funcionalidades de API e Webhooks
Boas práticas de faturação
Se tens uma loja online e queres faturar de forma eficiente, segue estas boas práticas:
- Automatiza: usa um serviço de faturação que emite faturas automaticamente após a validação do pagamento da encomenda;
- Mantém as faturas organizadas: classifica as faturas por data e atualiza a série sempre que for necessário (ex. anualmente);
- Faz auditorias: verifica pontualmente documentos emitidos e certifica-te de que as informações estão a ser preenchidas corretamente;
- Envio digital e automático: envia as faturas por e-mail aos clientes;
- Pede os dados necessários antecipadamente: se tens de faturar sempre com o NIF do cliente, assegura-te de que o pedes no ato da compra na loja online.
Fatura de forma integrada na Shopkit
A plataforma Shopkit facilita a faturação através da integração com softwares de faturação automática certificados pela Autoridade Tributária. As funcionalidades disponíveis são:
- Emissão automática de faturas
- Emissão das guias de transporte
- Anexar manualmente faturas no detalhe das encomendas
- Envio automático das faturas aos clientes
- Sincronização de stock
Serviços de faturação que integram com a Shopkit
A faturação não é apenas uma obrigação legal, mas também uma forma de organizar o negócio e transmitir confiança aos clientes. Com as ferramentas certas e o uso de boas práticas, podes tornar este processo eficiente e focar-te no crescimento da loja online.
Se ainda não utilizas a Shopkit para gerir a tua loja online e faturar as vendas, estás a perder tempo na gestão das encomendas. Começa hoje a faturar de forma automática com a ajuda da Shopkit e dos serviços que integram connosco.
