Numa loja online, a experiência de compra do cliente não termina quando conclui a encomenda na loja. Um dos aspetos mais importantes que podem impactar a satisfação e a fidelidade do cliente é cumprir com as boas práticas no envio de encomendas.
O envio corresponde a todas as etapas e procedimentos de entrega dos produtos ao cliente, desde a escolha da embalagem adequada, aos prazos previstos e eficiência da entrega, escolha da transportadora, entre outros. Todos os detalhes contam para uma melhor experiência de compra, pelo que não deves deixar para segundo plano as boas práticas de embalamento e expedição.
Neste artigo de Blog damos a conhecer alguns aspetos e recomendações que deves ter em conta ao enviares as encomendas da tua loja online.
1. Embalagem e acondicionamento
A escolha da embalagem e acondicionamento correto do conteúdo é uma das boas práticas no envio de encomendas mais importantes, pelo que deves ter em atenção os produtos que comercializas e os cuidados necessários.
O que devo ter em conta na escolha da embalagem?
- Utilizar uma caixa robusta e de material resistente;
- Escolher uma caixa adequada para a encomenda e conteúdo (caixas demasiado cheias ou demasiado vazias podem comprometer o envio);
- Reforçar toda a caixa com fita adesiva resistente ou outro material para maior proteção, sobretudo em partes mais delicadas como os cantos;
- Fechar bem a embalagem para evitar possíveis aberturas ou danos;
- Evitar reutilizar embalagens para que não percam a sua robustez.
Além da embalagem, o seu interior e acondicionamento são igualmente importantes, uma vez que permitem proteger o conteúdo e melhorar a experiência de compra.
Quais os aspetos essenciais para um correto acondicionamento do interior da embalagem?
- Colocar o conteúdo no centro da embalagem para que esteja totalmente protegido em toda a volta de igual forma;
- Acondicionar o interior da embalagem com material apropriado para proteger o conteúdo (ex: plástico bolha, esferovite, etc), evitar movimentos bruscos e permitir uma fácil verificação da transportadora;
- Optar por acondicionar o conteúdo individualmente e utilizar divisórias no envio de determinados produtos que possam danificar (ex: garrafa ou peças de arte) ou estragar (ex: bens alimentares);
- Em envios frágeis, garantir uma proteção extra do conteúdo, através de um acondicionamento reforçado (ex: garrafas de vidro).
O que evitar?
Encomendas frágeis
Evitar deixar a indicação de encomenda frágil escrita à mão ou de qualquer outra forma. Para este tipo de envios deves utilizar um serviço dedicado, caso a transportadora o disponibilize. A utilização deste tipo de serviços é a forma de garantir que a encomenda é tratada com um cuidado e manuseamento redobrado.
Algumas transportadoras fornecem serviços ou embalagens específicas para o transporte deste tipo de objetos. Garante que estás a cumprir o procedimento correto de acordo com a transportadora que está a utilizar.
Embalagens reutilizadas
A utilização de embalagens reutilizadas não é recomendada, mas caso escolhas fazê-lo, deves garantir que esta mantém a sua robustez, não tem danos, não apresenta moradas, códigos de barras, trackings ou qualquer outra informação que possa impedir o seu correto envio ao destinatário.
Embalagem e acondicionamento desadequado
O embalamento externo e interno da caixa que estás a utilizar é fundamental em qualquer envio. Deves evitar utilizar embalagens pouco resistentes e que sejam desadequadas para o conteúdo que estás a enviar. Ao nível do interior da embalagem, deves evitar enviar apenas o conteúdo sem qualquer acondicionamento que o proteja de movimentos durante o transporte.
É importante ter em conta o conteúdo que estás a enviar e adaptar a embalagem e o acondicionamento a cada encomenda.
2. Produtos proibidos
A expedição de encomendas tem de respeitar as condições das transportadoras ao nível do que é possível enviar e o que é proibido. Os conteúdos proibidos podem variar entre transportadoras, pelo que em caso de dúvida, deves contactar a transportadora que pretendes utilizar para obter informações sobre este tipo de produtos.
Na Shopkit temos integração com transportadoras que podes utilizar para expedir as tuas encomendas. Nas seguintes páginas podes consultar mais informações sobre os produtos proibidos em cada uma:
- CTT: Proibições e restrições;
- DHL: Itens Proibidos;
- DPD: Condições de transporte.
3. Documentos necessários
Garantir que uma encomenda é acompanhada dos documentos necessários tendo em conta o seu conteúdo e destino é outro exemplo de boa prática a seguir no envio de encomendas. Na maioria dos casos, os documentos obrigatórios são:
- Guia de expedição;
- Comprovativo de que a encomenda foi aceite e entregue, que pode variar por transportadora;
- Fatura da encomenda.
Podem existir documentos complementares que deves utilizar na expedição de encomendas, sobretudo em envios extracomunitários. Por essa razão, é importante estares informado do que é necessário para expedires corretamente as encomendas da tua loja online. O contacto direto com transportadoras pode ser uma boa forma de evitar possíveis situações em que existam documentos em falta.
O que evitar?
Guia de envio
A guia de expedição é o documento que permite o correto envio para o destinatário. Deves evitar que a guia esteja pouco visível, ilegível que esteja tapada de alguma forma (autocolantes, rótulos, fitas, etc) ou que se descole.
Dados do destinatário, tracking ou código de barras não devem estar dobrados ou com obstáculos que dificultem a sua leitura.
A impressão da guia é igualmente importante, pelo que deves certificar que tem boa qualidade e tamanho para uma melhor leitura. A manutenção da impressora ou etiquetadora com frequência ajudam a garantir uma boa impressão.
Caso a embalagem seja pequena, em que a guia é grande para o espaço, deves evitar que o código de barras fique ilegível e colocá-lo dobrado de forma a que fique dividido e que ocupe dois lados da embalagem.
Para garantir a proteção da guia podes solicitar ou adquirir consumíveis à transportadora que utilizas, como uma saqueta porta-documentos.
Comprovativo de entrega à transportadora
No momento em que a encomenda é entregue à transportadora, seja numa recolha ou num ponto da mesma, é possível que exista um comprovativo de entrega que deve ser sempre assinado pelo funcionário.
A assinatura do funcionário pode ser um elemento importante caso aconteça alguma situação com a encomenda enquanto está na posse da transportadora. Deves imprimir sempre este documento e apresentá-lo no momento da entrega para que seja assinado pelo estafeta ou funcionário.
Ao expedires com nossa funcionalidade de expedição automática de encomendas, este documento é gerado de forma automática, tal como a guia de expedição. Deves também guardar este documento até que a encomenda seja entregue corretamente ao destinatário.
Documentos em envios extracomunitários
O correto envio de encomendas é da responsabilidade do comerciante, pelo que é importante saberes quais os documentos a utilizar em cada envio. Envios extracomunitários podem necessitar de documentos complementares que devem ser incluídos na embalagem.
Deves evitar fazer envios sem ter conhecimento do que pode ser necessário ou do que pode estar em falta. Sugerimos o contacto com um profissional ou entidade especialista nestas questões para que possas esclarecer todas as tuas dúvidas.
4. Entrega de encomendas à transportadora
Antes de entregares a encomenda à transportadora, é necessário garantir que está pronta para ser encaminhada para o destinatário.
Certifica-te que a embalagem está bem fechada e acondicionada, a guia corretamente colocada na encomenda e que tens todos os documentos necessários para a expedição.
Os dados do destinatário também devem ser confirmados para garantir que é enviada para o destinatário e morada correta.
No momento em que entregas a encomenda à transportadora, apresenta sempre o documento que serve de comprovativo para que seja assinado e guarda-o até que a encomenda seja corretamente entregue no destinatário.
Caso tenhas alguma dúvida, podes saber mais informações no site das transportadoras. Deixamos-te alguns links úteis para as páginas das transportadoras com que temos integração que podem ajudar:
Importa referir que cada transportadora tem os seus procedimentos e regras próprias, pelo que deves procurar saber mais diretamente junto das mesmas. Desta forma, estarás a expedir de acordo com o que está definido pela transportadora.
Adotar boas práticas no envio de encomendas não só contribui para a construção de uma reputação sólida da tua loja, como também a pode diferenciar num mercado altamente competitivo. Clientes satisfeitos são mais propensos a voltar a fazer compras e a recomendar a tua loja a outras pessoas. Aproveita o processo de envio de encomendas para oferecer uma boa experiência de compras aos teus clientes. O envio não significa apenas fazer a expedição das encomendas, é necessário definir as embalagens e o seu acondicionamento, estar informado sobre a documentação necessária e utilizar boas práticas de expedição para que a entrega possa ser realizada sem constrangimentos.
Expede com a Shopkit
Ao expedires com a Shopkit tens vários benefícios:
- Poupas tempo no envio das encomendas
- Não preenches guias à mão e evitas erros de moradas
- Cumpres prazos de entrega e reduzes o número de devoluções
- Podes pedir recolhas grátis na tua morada
- Os clientes são automaticamente notificados com o tracking
- Os estados do envio são atualizados em tempo real
- Não precisas de contrato com as transportadoras
Descobre a funcionalidade de expedição automática da Shopkit.
